Chi è il titolare del trattamento
Quando contatta un'azienda tramite l'assistente Ziqanova, il titolare del trattamento dei suoi dati personali è quell'azienda. Ziqanova tratta i dati per conto dell'azienda (in qualità di responsabile del trattamento) per ricevere e organizzare la sua richiesta.
Il gestore di Ziqanova è [DENOMINAÇÃO SOCIAL], [NIF / KVK], [MORADA COMPLETA], contatto: [EMAIL DE CONTACTO]. Per domande sulla privacy può anche scrivere a privacy@ziqanova.com.
Quali dati trattiamo
I messaggi che scrive e i dati che sceglie di condividere, come il suo nome, il numero di telefono, il CAP, una descrizione dell'intervento e l'orario preferito per il contatto.
Un codice abbreviato e irreversibile ricavato dal suo indirizzo IP, usato solo per prevenire gli abusi. Non conserviamo l'indirizzo in sé.
Le foto che sceglie di inviare nella chat, al massimo 3 per conversazione. Il suo browser riduce ogni foto prima di inviarla, eliminando così anche i dati sulla posizione e sulla fotocamera che i telefoni salvano all'interno delle foto. L'assistente con IA non vede mai le foto: le vede solo l'azienda.
Perché trattiamo i dati
Per trasmettere la sua richiesta all'azienda, affinché possa contattarla e gestire la richiesta, e per proteggere il servizio da usi impropri.
Assistente con IA
Le risposte sono generate da un modello di IA fornito da OpenAI o da Anthropic (Claude), che tratta i suoi messaggi per produrre una risposta. Ziqanova disattiva l'archiviazione facoltativa delle risposte presso OpenAI. L'assistente non fornisce prezzi, diagnosi né appuntamenti vincolanti: è l'azienda a decidere come rispondere.
Se parla con l'assistente su WhatsApp, i suoi messaggi passano attraverso la WhatsApp Business Platform di Meta, che li consegna a Ziqanova. Ziqanova riceve il suo numero WhatsApp e il testo dei suoi messaggi e li condivide con l'azienda con cui sta parlando, per gestire la sua richiesta. Meta tratta i suoi dati in base alla propria informativa sulla privacy.
Per prevenire gli abusi, al posto del suo indirizzo IP usiamo un codice abbreviato e irreversibile ricavato dal suo numero. La conversazione WhatsApp viene cancellata dai sistemi di Ziqanova 24 ore dopo il suo ultimo messaggio, e gli identificativi tecnici dei messaggi dopo 7 giorni. La richiesta che ne deriva viene conservata come qualsiasi altra richiesta. Ziqanova non controlla i messaggi che restano sul suo telefono e nel suo account WhatsApp.
Come la sua richiesta arriva all'azienda
L'azienda vede la sua richiesta nel proprio pannello Ziqanova e la riceve via email (il suo nome, il numero di telefono, il CAP, la descrizione dell'intervento e l'orario preferito per il contatto). Se l'azienda ha attivato gli avvisi su WhatsApp, riceve anche un messaggio WhatsApp con il suo nome, il numero di telefono, una breve descrizione della richiesta e la relativa urgenza. Se l'azienda si è iscritta al proprio calendario Ziqanova, un appuntamento fissato con lei compare nell'app di calendario dell'azienda con il suo nome, il CAP, il numero di telefono e la descrizione della richiesta.
Le foto non vengono allegate alle email, ai messaggi WhatsApp né agli eventi del calendario. L'azienda le apre nel proprio pannello, dopo aver effettuato l'accesso.
Se qualcuno del team dell'azienda ha attivato le notifiche sul proprio telefono o computer, quel dispositivo mostra che è arrivata una nuova richiesta, con il servizio e la zona (per un codice postale, solo le prime cifre). La notifica non mostra mai il Suo nome, il Suo numero di telefono né il Suo messaggio.
Dove sono conservati i dati
Le richieste sono conservate in un database ospitato nell'Unione europea (Irlanda). L'applicazione funziona su Vercel, nell'Unione europea. Alcuni fornitori possono trattare dati al di fuori dell'UE sulla base delle clausole contrattuali tipo della Commissione europea.
Per far funzionare il servizio, Ziqanova si avvale dei seguenti fornitori (sub-responsabili del trattamento):
Supabase: database, accesso e archiviazione dei file. I dati sono conservati nell'Unione europea (Irlanda). Società statunitense; clausole contrattuali tipo.
Vercel: hosting. L'applicazione funziona nell'Unione europea (Dublino). Società statunitense; clausole contrattuali tipo e Data Privacy Framework UE-USA.
OpenAI: genera le risposte dell'assistente (per le aziende la cui chat Ziqanova ha affidato a Claude, solo quelle che Claude non ha potuto dare). I suoi messaggi vengono inviati solo per produrre una risposta: OpenAI non li usa per l'addestramento e non li conserva come cronologia delle conversazioni (l'archiviazione è disattivata), ma può conservarli fino a 30 giorni nei propri registri per il monitoraggio degli abusi, o più a lungo se la legge lo richiede. Stati Uniti; clausole contrattuali tipo e Data Privacy Framework UE-USA.
Anthropic (Claude): genera le risposte dell'assistente al posto di OpenAI, per le aziende la cui chat Ziqanova ha affidato a Claude, e, per le altre aziende, le risposte che OpenAI non ha potuto dare. I suoi messaggi vengono inviati solo per produrre una risposta: Anthropic non li usa per l'addestramento e li cancella entro 30 giorni, salvo che siano segnalati come contrari alla sua politica di utilizzo (in tal caso li conserva fino a 2 anni) o che la legge richieda di conservarli più a lungo. Stati Uniti; clausole contrattuali tipo.
Resend: recapita le email destinate all'azienda, le email relative all'account e l'unica email di «Avvisatemi». Società statunitense; clausole contrattuali tipo e Data Privacy Framework UE-USA.
Meta (WhatsApp Business Platform): solo se l'azienda usa gli avvisi su WhatsApp o l'assistente su WhatsApp; trasporta i messaggi WhatsApp. Irlanda, con trattamento negli Stati Uniti secondo le condizioni di Meta.
Servizi di notifiche push (Google Firebase Cloud Messaging, Apple Push Notification service, Microsoft Windows Push Notification Services, Mozilla): solo se qualcuno del team dell'azienda ha attivato le notifiche su un dispositivo; portano la notifica a quel dispositivo, cifrata in modo che il servizio non possa leggerla. Stati Uniti; clausole contrattuali tipo e, dove la società vi partecipa, il quadro UE-USA per la protezione dei dati personali.
Cloudflare (Turnstile): solo finché la verifica anti-robot è attiva, nei moduli di contatto, di accesso anticipato e di registrazione, su «Avvisatemi» e sul primo messaggio di ogni conversazione in chat; riceve il suo indirizzo IP e dati tecnici sul suo browser per distinguere le persone dai programmi automatici, e comunica a Ziqanova soltanto se la verifica è stata superata. Società statunitense; clausole contrattuali tipo e Data Privacy Framework UE-USA.
La casella di posta di Ziqanova (Google Workspace): richieste di assistenza e in materia di privacy; contiene solo ciò che lei o l'azienda ci inviano via email. Unione europea e Stati Uniti; clausole contrattuali tipo.
Per quanto tempo conserviamo i dati
Il contesto della conversazione usato durante una chat scade dopo 24 ore. Il codice per la prevenzione degli abusi viene cancellato dopo 2 giorni. L'azienda conserva la sua richiesta per il tempo necessario a gestirla e ad adempiere ai propri obblighi di legge.
Una richiesta che non ha dato luogo a un intervento viene cancellata automaticamente dopo 24 mesi senza attività. L'azienda può cancellare i suoi dati prima, in qualsiasi momento, e lo farà se lei lo chiede e se non ha motivi di legge per conservarli.
Le foto sono conservate in un'area di archiviazione privata che solo l'azienda può aprire. Le foto di una conversazione che non è mai diventata una richiesta vengono cancellate dopo 2 giorni. Le altre foto vengono cancellate insieme alla richiesta: dopo 24 mesi senza attività, oppure prima, quando l'azienda la cancella o quando lei ne chiede la cancellazione.
Cookie
Usiamo un piccolo cookie, ziqa_lang, soltanto quando sceglie una lingua sulle nostre pagine. Memorizza questa scelta (per esempio "it") in modo che le pagine successive si aprano nella stessa lingua. Non contiene dati personali, non è usato per il tracciamento né per la pubblicità e scade dopo 12 mesi. Può cancellarlo in qualsiasi momento dalle impostazioni del suo browser.
Quando sceglie i colori delle pagine (Blu, Chiaro o Automatico), un secondo piccolo cookie, ziqa_theme, memorizza questa scelta ("light" o "auto") sul suo dispositivo allo stesso modo, per 12 mesi. Scegliere di nuovo Blu lo cancella.
La chat sulla pagina di un'azienda conserva la conversazione nella scheda del suo browser (memoria di sessione), così che ricaricando la pagina la conversazione prosegua. Questa memoria non è un cookie e non viene usata per il tracciamento: scompare quando chiude la scheda, e il pulsante "Inizia una nuova conversazione" la cancella subito.
Se scrive a Ziqanova
Se ci scrive tramite la pagina Contatti, il titolare del trattamento dei suoi dati è direttamente Ziqanova. Usiamo il suo nome, il suo indirizzo email e il suo messaggio solo per risponderle. Questi dati sono conservati per 12 mesi al massimo e cancellati prima, se lo chiede.
Se richiede l'accesso anticipato per la sua azienda, Ziqanova è titolare del trattamento anche di questi dati. Usiamo i dati che inserisce solo per valutare la richiesta e per invitarla. I dati personali contenuti in una richiesta vengono cancellati 12 mesi dopo che la richiesta è stata gestita e, se l'abbiamo rifiutata, 6 mesi dopo il rifiuto.
Se cerca nella pagina «Trova un professionista», Ziqanova non conserva il codice postale che scrive: serve solo a trovare le imprese che lavorano lì, e una ricerca senza risultati viene contata solo per mestiere e regione. Per limitare quante volte si può cercare o chiedere avvisi, usiamo un codice breve e irreversibile ricavato dal suo indirizzo IP, conservato al massimo due giorni. Se chiede di essere avvisato quando un professionista inizia a lavorare nella sua zona («Avvisatemi»), Ziqanova conserva il suo indirizzo email, il mestiere e la località (il nome, le regioni e il centro della località sulla mappa, mai il codice postale) solo per inviarle quell'unica email, e li cancella appena è stata inviata, o al più tardi dopo 12 mesi.
Per le aziende che usano Ziqanova
Se usa il pannello Ziqanova per la sua azienda, Ziqanova è il titolare del trattamento dei dati del suo account: il suo nome e il suo indirizzo email; i dati dell'azienda che inserisce (nome dell'azienda, numero di telefono, indirizzo, servizi, orari di apertura, email per le notifiche e numero WhatsApp); i registri degli accessi conservati dal nostro fornitore di autenticazione, come l'ora di un accesso; e il collegamento con la sua app di autenticazione, se ne ha aggiunta una. Non vediamo mai la sua password.
Usiamo questi dati per fornire il servizio, per farla accedere in modo sicuro, per inviarle le email che ha scelto di ricevere sulle sue richieste e per adempiere ai nostri obblighi di legge. Li conserviamo finché il suo account esiste e li cancelliamo quando ci chiede di chiudere l'account, tranne ciò che la legge ci obbliga a conservare.
Se attiva le notifiche nelle Impostazioni, conserviamo anche, per ogni dispositivo, l'indirizzo che gli ha dato il suo servizio di notifiche, le sue chiavi di cifratura e un nome come «Android · Chrome», per inviargli le notifiche delle nuove richieste. Vengono cancellati quando disattiva le notifiche o rimuove il dispositivo, quando lascia il team, quando il servizio di notifiche indica che il dispositivo non è più raggiungibile, oppure insieme all'account.
I suoi diritti
Può chiedere l'accesso ai suoi dati, la loro rettifica o cancellazione, opporsi al loro utilizzo o chiederne la limitazione, e richiederne una copia. Si rivolga all'azienda a cui ha scritto, oppure a Ziqanova all'indirizzo privacy@ziqanova.com, e inoltreremo la sua richiesta. Può anche presentare un reclamo all'autorità di controllo competente (in Italia, il Garante per la protezione dei dati personali).