Qui est responsable
Lorsque vous contactez une entreprise par l'intermédiaire de son assistant Ziqanova, cette entreprise est responsable de vos données personnelles (le responsable du traitement). Ziqanova traite les données pour le compte de l'entreprise (en tant que sous-traitant) afin de recevoir et d'organiser votre demande.
Ziqanova est exploité par [DENOMINAÇÃO SOCIAL], [NIF / KVK], [MORADA COMPLETA], contact : [EMAIL DE CONTACTO]. Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez aussi écrire à privacy@ziqanova.com.
Données traitées
Les messages que vous saisissez et les informations que vous choisissez de partager, comme votre nom, votre numéro de téléphone, votre code postal, une description de l'intervention et un créneau de contact préféré.
Un code court et irréversible, dérivé de votre adresse IP, utilisé uniquement pour prévenir les abus. Nous ne conservons pas l'adresse elle-même.
Les photos que vous choisissez d'envoyer dans le chat, 3 au maximum par conversation. Votre navigateur réduit chaque photo avant de l'envoyer, ce qui supprime aussi les informations de localisation et d'appareil photo que les téléphones enregistrent dans les photos. L'assistant IA ne voit jamais les photos ; seule l'entreprise les voit.
Pourquoi
Pour transmettre votre demande à l'entreprise, afin qu'elle puisse vous contacter et y donner suite, et pour protéger le service contre les utilisations abusives.
Assistant IA
Les réponses sont générées par un modèle d'IA fourni par OpenAI ou par Anthropic (Claude), qui traite vos messages pour produire une réponse. Ziqanova désactive le stockage facultatif des réponses chez OpenAI. L'assistant ne donne ni prix, ni diagnostic, ni rendez-vous ferme ; c'est l'entreprise qui décide comment répondre.
Si vous échangez avec l'assistant sur WhatsApp, vos messages transitent par la WhatsApp Business Platform de Meta, qui les achemine jusqu'à Ziqanova. Ziqanova reçoit votre numéro WhatsApp et le texte de vos messages, et les transmet à l'entreprise avec laquelle vous échangez, afin de traiter votre demande. Meta traite vos données selon sa propre politique de confidentialité.
Pour éviter les abus, nous utilisons un code court et irréversible, dérivé de votre numéro, au lieu de votre adresse IP. La conversation WhatsApp est supprimée des systèmes de Ziqanova 24 heures après votre dernier message, et les identifiants techniques des messages après 7 jours. La demande qui en résulte est conservée comme toute autre demande. Ziqanova ne contrôle pas les messages qui restent sur votre téléphone et dans votre compte WhatsApp.
Comment votre demande parvient à l'entreprise
L'entreprise voit votre demande dans son tableau de bord Ziqanova et la reçoit par e-mail (votre nom, votre numéro de téléphone, votre code postal, la description de l'intervention et votre créneau de contact préféré). Si l'entreprise a activé les alertes WhatsApp, elle reçoit aussi un message WhatsApp avec votre nom, votre numéro de téléphone, une courte description de la demande et son degré d'urgence. Si elle est abonnée à son agenda Ziqanova, une visite planifiée avec vous apparaît dans son application d'agenda avec votre nom, votre code postal, votre numéro de téléphone et la description de la demande.
Les photos ne sont pas jointes aux e-mails, aux messages WhatsApp ni aux entrées d'agenda. L'entreprise les ouvre dans son tableau de bord, après s'être connectée.
Si une personne de l'équipe de l'entreprise a activé les notifications sur son téléphone ou son ordinateur, cet appareil indique qu'une nouvelle demande est arrivée, avec le service et la zone (pour un code postal, seulement ses premiers chiffres). La notification n'affiche jamais votre nom, votre numéro de téléphone ni votre message.
Où les données sont stockées
Les demandes sont stockées dans une base de données hébergée dans l'Union européenne (Irlande). L'application fonctionne sur Vercel dans l'Union européenne. Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de l'UE sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Ziqanova fait appel aux prestataires suivants (sous-traitants ultérieurs) pour faire fonctionner le service :
Supabase : base de données, connexion et stockage de fichiers. Les données sont conservées dans l'Union européenne (Irlande). Société établie aux États-Unis ; clauses contractuelles types.
Vercel : hébergement. L'application fonctionne dans l'Union européenne (Dublin). Société établie aux États-Unis ; clauses contractuelles types et cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework).
OpenAI : génère les réponses de l'assistant (pour les entreprises dont Ziqanova a confié le chat à Claude, seulement celles que Claude n'a pas pu donner). Vos messages sont envoyés uniquement pour produire une réponse : OpenAI ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et ne les conserve pas comme historique de conversation (le stockage est désactivé), mais peut les garder jusqu'à 30 jours dans ses journaux de détection des abus, ou plus longtemps si la loi l'exige. États-Unis ; clauses contractuelles types et cadre de protection des données UE-États-Unis.
Anthropic (Claude) : génère les réponses de l'assistant à la place d'OpenAI, pour les entreprises dont Ziqanova a confié le chat à Claude, et, pour les autres entreprises, les réponses qu'OpenAI n'a pas pu donner. Vos messages sont envoyés uniquement pour produire une réponse : Anthropic ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et les supprime dans un délai de 30 jours, sauf s'ils sont signalés comme contraires à sa politique d'utilisation (ils sont alors conservés jusqu'à 2 ans) ou si la loi impose de les garder plus longtemps. États-Unis ; clauses contractuelles types.
Resend : envoie les e-mails destinés à l'entreprise, les e-mails liés au compte et l'unique e-mail de « Prévenez-moi ». Société établie aux États-Unis ; clauses contractuelles types et cadre de protection des données UE-États-Unis.
Meta (WhatsApp Business Platform) : uniquement lorsque l'entreprise utilise les alertes WhatsApp ou l'assistant WhatsApp ; achemine les messages WhatsApp. Irlande, avec un traitement aux États-Unis selon les conditions de Meta.
Services de notifications push (Google Firebase Cloud Messaging, Apple Push Notification service, Microsoft Windows Push Notification Services, Mozilla) : uniquement lorsqu'une personne de l'équipe de l'entreprise a activé les notifications sur un appareil ; ils acheminent la notification jusqu'à cet appareil, chiffrée de sorte que le service ne puisse pas la lire. États-Unis ; clauses contractuelles types et, lorsque la société y participe, le cadre de protection des données UE-États-Unis.
Cloudflare (Turnstile) : uniquement tant que la vérification anti-robot est activée, sur les formulaires de contact, d'accès anticipé et d'inscription, sur « Prévenez-moi » et sur le premier message de chaque conversation du chat ; il reçoit votre adresse IP et des informations techniques sur votre navigateur pour distinguer les personnes des programmes automatisés, et indique uniquement à Ziqanova si la vérification a réussi. Société établie aux États-Unis ; clauses contractuelles types et cadre de protection des données UE-États-Unis.
La messagerie de Ziqanova (Google Workspace) : demandes d'assistance et demandes relatives à la protection des données, contenant uniquement ce que vous ou l'entreprise nous envoyez par e-mail. Union européenne et États-Unis ; clauses contractuelles types.
Durée de conservation
Le contexte de conversation utilisé pendant un chat expire au bout de 24 heures. Le code de prévention des abus est supprimé au bout de 2 jours. Votre demande est conservée par l'entreprise aussi longtemps que nécessaire pour la traiter et respecter ses obligations légales.
Une demande qui n'a pas abouti à une intervention est supprimée automatiquement après 24 mois sans activité. L'entreprise peut supprimer vos données plus tôt, à tout moment, et le fera si vous le demandez et qu'elle n'a aucun motif légal de les conserver.
Les photos sont conservées dans un espace de stockage privé que seule l'entreprise peut ouvrir. Les photos d'une conversation qui n'est jamais devenue une demande sont supprimées au bout de 2 jours. Les autres photos sont supprimées en même temps que la demande : après 24 mois sans activité, ou plus tôt lorsque l'entreprise la supprime ou que vous en demandez la suppression.
Cookies
Nous utilisons un petit cookie, ziqa_lang, uniquement lorsque vous choisissez une langue sur nos pages. Il enregistre ce choix (par exemple "fr") pour que les pages suivantes s'ouvrent dans la même langue. Il ne contient aucune donnée personnelle, n'est utilisé ni pour le suivi ni pour la publicité et expire au bout de 12 mois. Vous pouvez le supprimer à tout moment dans les paramètres de votre navigateur.
Lorsque vous choisissez les couleurs des pages (Bleu, Clair ou Automatique), un second petit cookie, ziqa_theme, enregistre ce choix ("light" ou "auto") sur votre appareil de la même manière, pendant 12 mois. Choisir à nouveau Bleu le supprime.
Le chat sur la page d'une entreprise conserve la conversation dans l'onglet de votre navigateur (stockage de session), afin que la conversation reprenne si vous rechargez la page. Ce stockage n'est pas un cookie et n'est pas utilisé pour le suivi : il disparaît lorsque vous fermez l'onglet, et le bouton "Démarrer une nouvelle conversation" l'efface immédiatement.
Écrire à Ziqanova
Si vous nous écrivez via la page Contact, c'est Ziqanova qui est responsable du traitement de vos données. Nous utilisons votre nom, votre adresse e-mail et votre message uniquement pour vous répondre. Ils sont conservés 12 mois au maximum, et supprimés plus tôt si vous le demandez.
Si vous demandez un accès anticipé pour votre entreprise, Ziqanova est également responsable du traitement de ces données. Nous utilisons les informations que vous saisissez uniquement pour évaluer la demande et vous inviter. Les données personnelles d'une demande sont effacées 12 mois après le traitement de la demande, et 6 mois après le refus d'une demande.
Si vous cherchez sur la page « Trouver un professionnel », Ziqanova ne conserve pas le code postal que vous saisissez : il sert uniquement à trouver les entreprises qui y interviennent, et une recherche sans résultat n'est comptée que par métier et par région. Pour limiter le nombre de recherches et de demandes d'alerte, nous utilisons un code court et irréversible dérivé de votre adresse IP, conservé deux jours au plus. Si vous demandez à être prévenu quand un professionnel commence à intervenir près de chez vous (« Prévenez-moi »), Ziqanova conserve votre adresse e-mail, le métier et la localité (son nom, ses régions et le centre de la localité sur la carte, jamais le code postal) uniquement pour vous envoyer cet unique e-mail, et les efface dès qu'il est envoyé, ou au plus tard après 12 mois.
Pour les entreprises qui utilisent Ziqanova
Si vous utilisez le tableau de bord Ziqanova pour votre entreprise, Ziqanova est le responsable du traitement des données de votre compte : votre nom et votre adresse e-mail ; les données de l'entreprise que vous saisissez (nom de l'entreprise, numéro de téléphone, adresse, services, horaires d'ouverture, e-mail de notification et numéro WhatsApp) ; les journaux de connexion que conserve notre prestataire d'authentification, comme l'heure d'une connexion ; et, si vous en ajoutez une, le lien avec votre application d'authentification. Nous ne voyons jamais votre mot de passe.
Nous utilisons ces données pour fournir le service, vous connecter de manière sécurisée, vous envoyer les e-mails que vous avez choisi de recevoir au sujet de vos demandes, et respecter nos obligations légales. Nous les conservons aussi longtemps que votre compte existe et les supprimons lorsque vous nous demandez de fermer le compte, à l'exception de ce que la loi nous oblige à conserver.
Si vous activez les notifications dans les Paramètres, nous conservons aussi, pour chaque appareil, l'adresse que son service de notifications lui a attribuée, ses clés de chiffrement et un nom tel que « Android · Chrome », afin de lui envoyer les notifications des nouvelles demandes. Ils sont supprimés lorsque vous désactivez les notifications ou retirez l'appareil, lorsque vous quittez l'équipe, lorsque le service de notifications indique que l'appareil n'est plus joignable, ou avec le compte.
Vos droits
Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification ou leur effacement, vous opposer à leur utilisation ou en demander la limitation, et en demander une copie. Contactez l'entreprise à laquelle vous avez écrit, ou Ziqanova à l'adresse privacy@ziqanova.com, et nous transmettrons votre demande. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle (la CNIL en France).