1. Partijen en rollen
- [BEDRIJFSNAAM], NIF/KvK [NIF/KvK], [ADRES], vertegenwoordigd door [VERTEGENWOORDIGER] (het "Bedrijf"), verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van zijn klanten;
- [STATUTAIRE NAAM], fiscaal nummer [FISCAAL NUMMER], [ADRES], [CONTACT-E-MAILADRES] ("Ziqanova"), verwerker, die deze gegevens namens het Bedrijf verwerkt.
Voor de accountgegevens die zij nodig heeft om de relatie met het Bedrijf te beheren (inlog-e-mailadres, beveiliging, ondersteuning, toekomstige facturering) treedt Ziqanova op als verwerkingsverantwoordelijke. [Opmerking voor de jurist: deze rolverdeling bevestigen, evenals de noodzaak van een privacyverklaring van Ziqanova gericht aan bedrijven.]
2. Onderwerp en duur
Ziqanova verwerkt persoonsgegevens namens het Bedrijf om de dienst te leveren die in de Pilotovereenkomst is beschreven. Deze overeenkomst geldt zolang de Pilotovereenkomst geldt en tot de gegevens zijn verwijderd of teruggegeven (artikel 11).
3. Aard en doel van de verwerking
Het ontvangen, vastleggen, ordenen, opslaan, tonen aan het team van het Bedrijf, doorgeven (aan het Bedrijf en aan de subverwerkers van Bijlage 2) en verwijderen van de gegevens die het Bedrijf nodig heeft om aanvragen van zijn klanten te ontvangen en af te handelen: verzameling in de chat, op de openbare pagina en via WhatsApp; automatische extractie van feiten door de AI-assistent; vastlegging van de aanvraag in het dashboard; meldingen aan het Bedrijf; notities, bezoeken en herinneringen voor het team; offertes; export; automatische verwijdering en verwijdering op verzoek. Details staan in Bijlage 1.
4. Categorieën van gegevens en betrokkenen
Betrokkenen: klanten en potentiële klanten van het Bedrijf die contact opnemen via de assistent, de openbare pagina of WhatsApp; teamleden van het Bedrijf met een dashboardaccount. Gegevens: zoals vermeld in Bijlage 1. Ziqanova vraagt geen bijzondere categorieën van gegevens (bijvoorbeeld gezondheidsgegevens) en de assistent vraagt de klant die niet te delen; schrijft een klant ze toch, dan maken ze deel uit van de omschrijving van de aanvraag en kan het Bedrijf ze verwijderen.
5. Instructies van het Bedrijf
Ziqanova verwerkt de gegevens uitsluitend op basis van de gedocumenteerde instructies van het Bedrijf: deze overeenkomst, de Pilotovereenkomst, de instellingen die het Bedrijf in het dashboard kiest (bijvoorbeeld WhatsApp inschakelen of een aanvraag verwijderen) en latere redelijke schriftelijke instructies. Als het Unierecht of het recht van een lidstaat haar verplicht de gegevens anders te verwerken, informeert Ziqanova het Bedrijf vooraf, tenzij de wet dat verbiedt, en meldt zij het Bedrijf als zij meent dat een instructie in strijd is met de AVG.
Ziqanova gebruikt de gegevens van de klanten van het Bedrijf niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet, gebruikt ze niet voor reclame of voor het trainen van AI-modellen, en neemt niet op eigen initiatief contact op met die klanten.
6. Vertrouwelijkheid
Alleen de operator van Ziqanova heeft toegang tot productiegegevens, is gebonden aan vertrouwelijkheid en raadpleegt ze alleen wanneer dat nodig is (ondersteuning, herstel van storingen, verzoeken van het Bedrijf). Krijgen ooit andere personen bij Ziqanova toegang, dan bindt zij hen schriftelijk aan vertrouwelijkheid.
7. Beveiligingsmaatregelen
Ziqanova past de technische en organisatorische maatregelen van Bijlage 3 toe, passend bij het risico: versleuteling tijdens transport en in rust, databasetoegang alleen via de server, scheiding tussen bedrijven, gebruikslimieten, logbestanden zonder persoonsgegevens en versleutelde back-ups. Zij mag de maatregelen verbeteren, maar vermindert ze niet zonder het Bedrijf te informeren.
8. Subverwerkers
Het Bedrijf geeft een algemene toestemming voor de subverwerkers van Bijlage 2. Ziqanova sluit met elk van hen een overeenkomst met gegevensbeschermingsverplichtingen die gelijkwaardig zijn aan die van deze overeenkomst en blijft jegens het Bedrijf aansprakelijk voor hun nakoming.
Ziqanova informeert het Bedrijf per e-mail 30 dagen voordat zij een subverwerker toevoegt of vervangt. Het Bedrijf kan binnen die termijn schriftelijk en op redelijke gronden bezwaar maken; wordt geen oplossing gevonden, dan kan het de Pilotovereenkomst zonder kosten beëindigen en om export en verwijdering van zijn gegevens vragen.
9. Bijstand aan het Bedrijf
Ziqanova helpt het Bedrijf verzoeken van betrokkenen te beantwoorden (inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar). Via het dashboard kan het Bedrijf de gegevens van een klant op elk moment inzien, corrigeren en verwijderen. Neemt een betrokkene rechtstreeks contact op met Ziqanova, dan stuurt zij het verzoek binnen 5 werkdagen door aan het Bedrijf en antwoordt zij niet namens het Bedrijf, tenzij het Bedrijf dat opdraagt. Ziqanova verstrekt het Bedrijf verder op verzoek de informatie die het nodig heeft voor zijn verplichtingen inzake beveiliging, melding van inbreuken, gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaande raadpleging (artikelen 32 tot en met 36 AVG).
10. Inbreuken in verband met persoonsgegevens
Ziqanova informeert het Bedrijf per e-mail zonder onredelijke vertraging en uiterlijk 48 uur nadat zij kennis heeft gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die gegevens van het Bedrijf raakt, met wat zij op dat moment weet: aard, categorieën en geschat aantal betrokkenen en registraties, waarschijnlijke gevolgen, genomen maatregelen en een contactpersoon. Zij vult de informatie aan zodra zij die verkrijgt en werkt samen bij de melding aan de toezichthouder (Autoriteit Persoonsgegevens of CNPD) en aan de betrokkenen, waarover het Bedrijf beslist.
11. Teruggave en verwijdering
Tijdens de overeenkomst kan het Bedrijf klantgegevens in het dashboard verwijderen en een volledige export van zijn gegevens vragen (aanvragen, notities, bezoeken, offertes, foto's, instellingen) in een machineleesbaar formaat, geleverd via een beveiligd kanaal binnen 15 dagen.
Aan het einde van de Pilotovereenkomst levert Ziqanova die export als het Bedrijf er binnen 30 dagen na het einde om vraagt, en verwijdert zij alle gegevens van het Bedrijf, inclusief foto's en kopieën bij subverwerkers waar dat mogelijk is, binnen 30 dagen na het einde of na levering van de export, als dat later is. Versleutelde back-ups worden verwijderd volgens de normale rotatiecyclus, uiterlijk 30 dagen later, en worden nooit gebruikt om verwijderde gegevens terug te zetten. Ziqanova bevestigt de verwijdering per e-mail en bewaart alleen wat de wet haar verplicht te bewaren.
12. Audits
Ziqanova verstrekt het Bedrijf op schriftelijk verzoek en binnen 15 werkdagen de informatie die nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen: beschrijving van de maatregelen, lijst van subverwerkers, documentatie van leveranciers en antwoorden op redelijke vragen.
Het Bedrijf, of een door het Bedrijf aangewezen onafhankelijke auditor die aan vertrouwelijkheid is gebonden, mag hoogstens eenmaal per jaar een audit op locatie uitvoeren, met een aankondiging van 30 dagen, tijdens kantooruren, op eigen kosten en zonder toegang tot gegevens van andere bedrijven. Een audit wordt ook aanvaard wanneer een toezichthoudende autoriteit die verlangt.
13. Internationale doorgiften
De gegevens worden opgeslagen en verwerkt in de Europese Unie (Ierland). Sommige subverwerkers verwerken gegevens in de Verenigde Staten van Amerika, met name OpenAI en Anthropic (antwoorden van de assistent en extractie van feiten), op grond van het EU-VS Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. [Opmerking voor de jurist: voor elke subverwerker van Bijlage 2 de contracterende entiteit, de certificering onder het Data Privacy Framework en de opname van standaardcontractbepalingen in de verwerkersvoorwaarden bevestigen.] Ziqanova geeft gegevens niet op een andere manier door buiten de EU/EER zonder passende waarborgen en zonder het Bedrijf te informeren.
14. Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheidsbepaling van de Pilotovereenkomst is van toepassing (limiet van EUR 500 tijdens de gratis pilot). Die beperking laat de aansprakelijkheid van elke Partij jegens betrokkenen of autoriteiten (artikelen 82 en 83 AVG) onverlet, evenals aansprakelijkheid bij opzet. Het Bedrijf is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verzameling en voor het informeren van zijn klanten; Ziqanova voor de naleving van deze overeenkomst.
15. Toepasselijk recht
Portugees recht en de rechtbank van Lissabon zijn van toepassing, zoals in de Pilotovereenkomst. [Opmerking voor de jurist: zie dezelfde opmerking over Nederlandse bedrijven.] Bij persoonsgegevens heeft deze overeenkomst voorrang op de Pilotovereenkomst.
Bijlage 1 — Details van de verwerking
- Doel: aanvragen van klanten van het Bedrijf ontvangen en ordenen en het Bedrijf helpen erop te reageren (verwerkingen in artikel 3).
- Betrokkenen: klanten en potentiële klanten van het Bedrijf; teamleden van het Bedrijf.
- Klantgegevens: naam, telefoon, e-mail, adres of postcode, probleemomschrijving, foto's (maximaal 3 per gesprek, zonder locatiegegevens), chatberichten, voorkeurstijden, urgentie, taal, offertes (naam, telefoon, postcode, omschrijving, bedragen). Een onomkeerbare code afgeleid van het IP-adres, ter voorkoming van misbruik, 2 dagen bewaard; het adres zelf wordt niet opgeslagen. Met de controle tegen robots ingeschakeld gaat het eerste bericht van elk chatgesprek langs een controle van Cloudflare, die het IP-adres en technische gegevens van de browser ontvangt (Bijlage 2), maar niet de berichten.
- Gegevens van teamleden: naam, e-mail, telefoon, wachtwoord (gehasht), logo en fiscale gegevens van het Bedrijf, dashboardinstellingen.
- Gegevens naar OpenAI: de berichten van de klant, de eerdere antwoorden van de assistent en de receptie-instellingen van het Bedrijf; OpenAI gebruikt ze niet voor training en bewaart ze niet als geschiedenis (opslag uitgeschakeld), maar kan ze tot 30 dagen bewaren in zijn logboeken voor misbruikcontrole, of langer als de wet dat vereist. [Opmerking voor de jurist: bevestigen aan de hand van de geldende voorwaarden van OpenAI; nul-bewaring vereist goedkeuring van OpenAI en is niet aangevraagd.] Ziqanova bewaart niet het volledige transcript: alleen de geëxtraheerde feiten, het laatste antwoord en de tijdelijke context.
- Gegevens naar Anthropic wanneer Ziqanova Claude kiest voor de chat van het Bedrijf, in plaats van OpenAI, of als reserve, om een bericht te beantwoorden dat OpenAI niet kon beantwoorden: dezelfde gegevens; Anthropic gebruikt ze niet voor training en verwijdert ze binnen 30 dagen, tenzij ze worden gemarkeerd als in strijd met zijn gebruiksbeleid (dan worden ze tot 2 jaar bewaard) of de wet vereist dat ze langer worden bewaard. [Opmerking voor de jurist: bevestigen aan de hand van de geldende voorwaarden van Anthropic (Commercial Terms en Data Processing Addendum); nul-bewaring vereist goedkeuring van Anthropic en is niet aangevraagd.]
- Bewaartermijnen: gesprekscontext, 24 uur; code ter voorkoming van misbruik, 2 dagen; foto's zonder gekoppelde aanvraag, 2 dagen; aanvragen zonder activiteit, 24 maanden, met automatische verwijdering; foto's bij een aanvraag, tot de aanvraag wordt verwijderd; WhatsApp-gesprekken, 24 uur na het laatste bericht; registraties van WhatsApp-meldingen, 7 tot 90 dagen; berichten aan Ziqanova via de contactpagina, 12 maanden. Het Bedrijf kan de gegevens van een klant op elk moment in het dashboard verwijderen.
- Locatie: database en bestanden in de Europese Unie (Ierland); applicatie in de Europese Unie (Dublin); doorgiften zoals in Bijlage 2.
Bijlage 2 — Subverwerkers
- Supabase — database, authenticatie en bestanden — gegevens in de EU (Ierland, eu-west-1); hoofdkantoor in de VS — altijd.
- Vercel — hosting en uitvoering van de applicatie — functies in de EU (Dublin), wereldwijd distributienetwerk voor statische inhoud; hoofdkantoor in de VS — altijd.
- OpenAI — antwoorden van de AI-assistent en extractie van feiten, via API, zonder training en met opslag uitgeschakeld; logboeken voor misbruikcontrole tot 30 dagen — VS; EU-VS Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen [te bevestigen door de jurist] — telkens wanneer de chat wordt gebruikt; als Ziqanova er Claude voor heeft gekozen, alleen om een bericht te beantwoorden dat Claude niet kon beantwoorden.
- Anthropic (Claude) — antwoorden van de AI-assistent en extractie van feiten, via API, zonder training, in plaats van OpenAI bij de bedrijven waarvan Ziqanova de chat op Claude zet, of als reserve, om een bericht te beantwoorden dat OpenAI niet kon beantwoorden; gegevens binnen 30 dagen verwijderd (tot 2 jaar als ze worden gemarkeerd als in strijd met het gebruiksbeleid van Anthropic) — VS; standaardcontractbepalingen (Data Processing Addendum van Anthropic, modules 2 en 3) [te bevestigen door de jurist] — alleen wanneer Ziqanova Claude kiest voor de chat van het Bedrijf, als hoofd- of reserveleverancier.
- Resend — e-mails aan het Bedrijf met aanvraaggegevens, herinneringen, uitnodigingen en samenvattingen — verzending vanuit de EU; hoofdkantoor in de VS; standaardcontractbepalingen [te bevestigen door de jurist] — altijd.
- Meta (WhatsApp Business Platform) — meldingen aan het Bedrijf met naam, telefoon en omschrijving van de aanvraag van de klant, en klantgesprekken via WhatsApp — Ierland, met verwerking in de VS volgens de voorwaarden van Meta [te bevestigen door de jurist] — alleen wanneer het Bedrijf WhatsApp in het dashboard inschakelt.
- Cloudflare (Turnstile) — controle tegen robots bij het eerste bericht van elk chatgesprek; ontvangt het IP-adres en technische gegevens van de browser van de klant, niet de berichten — hoofdkantoor in de VS; EU-VS Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen [te bevestigen door de jurist] — alleen zolang de controle is ingeschakeld.
- Paddle (Paddle.com Market Limited) — wederverkoop van de betaalde abonnementen als verkoper van record ("merchant of record"): int de betalingen, berekent de btw en stuurt de facturen op eigen naam; gegevens van het Bedrijf (betaler), niet van zijn klanten; de kaart blijft bij Paddle en Ziqanova ziet die nooit — Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit van de EU) [te bevestigen door de jurist] — alleen wanneer facturering wordt ingeschakeld, na de gratis pilot.
- Google (Google Workspace) — mailbox van Ziqanova voor ondersteuning en privacyverzoeken; alleen wat het Bedrijf of betrokkenen per e-mail sturen — EU en VS [te bevestigen door de jurist] — wanneer ondersteuningse-mails worden uitgewisseld.
Diensten voor monitoring en voor het hosten van broncode ontvangen geen persoonsgegevens en staan daarom niet op deze lijst.
Bijlage 3 — Beveiligingsmaatregelen
- Versleuteling tijdens transport (HTTPS, TLS 1.3, HSTS) en in rust (database, bestanden en back-ups versleuteld door de leveranciers).
- Toegang tot productiegegevens beperkt tot de operator van Ziqanova, met persoonlijke inloggegevens.
- Database afgesloten voor de buitenwereld: alle tabellen met beveiliging op rijniveau en zonder rechten voor publieke rollen; alleen de server heeft toegang, met de servicesleutel; de browser praat nooit rechtstreeks met de database.
- Scheiding tussen bedrijven: het bedrijf wordt altijd afgeleid van de geverifieerde sessie op de server; identificatoren uit de browser worden geweigerd.
- Dashboardaccounts: registratie alleen op uitnodiging, e-mailbevestiging, wachtwoorden van 12 tot 128 tekens met weigering van gelekte wachtwoorden, optionele tweede factor (TOTP).
- Gebruikslimieten die bij twijfel blokkeren, per bezoeker, per bedrijf en voor het hele platform; begrensde verzoekomvang; honeypotvelden in formulieren; een controle tegen robots (Cloudflare Turnstile) bij het eerste chatbericht, wanneer ingeschakeld.
- Foto's verkleind in de browser met verwijdering van locatiegegevens, formaat gecontroleerd op de server, privéopslag, alleen zichtbaar voor de leden van het Bedrijf.
- Technische logbestanden met alleen foutcodes, zonder berichten, contactgegevens of andere persoonsgegevens; geheimen alleen op de server en afwezig in previews.
- Aanroepen naar OpenAI met opslag uitgeschakeld en naar Anthropic via zijn berichten-API, die geen gespreksgeschiedenis bewaart; uitvoer van het model op de server gevalideerd voordat ze wordt opgeslagen.
- Dagelijkse versleutelde back-ups, met periodieke hersteltest; automatische verwijdering volgens bewaartermijn (Bijlage 1).
- Incidenten: operationele alarmen, analyse, herstel en kennisgeving aan het Bedrijf volgens artikel 10.