Accordo sul Trattamento dei Dati

1. Parti e ruoli

[NOME DELL'AZIENDA], NIF/KvK [NIF/KvK], [INDIRIZZO], rappresentata da [RAPPRESENTANTE] (di seguito l'«Azienda»), titolare del trattamento dei dati dei propri clienti;
[RAGIONE SOCIALE], Partita IVA [PARTITA IVA], [INDIRIZZO], [EMAIL DI CONTATTO] (di seguito «Ziqanova»), responsabile del trattamento, che tratta tali dati per conto dell'Azienda.

Per i dati relativi all'account di cui necessita per gestire il rapporto con l'Azienda (email di accesso, sicurezza, assistenza, futura fatturazione), Ziqanova agisce in qualità di titolare del trattamento. [Nota per il legale: confermare questa ripartizione dei ruoli e la necessità di un'informativa sulla privacy di Ziqanova rivolta alle aziende.]

2. Oggetto e durata

Ziqanova tratta dati personali per conto dell'Azienda al fine di fornire il servizio descritto nell'Accordo del Progetto Pilota. Il presente accordo si applica per tutta la durata dell'Accordo del Progetto Pilota e fino alla cancellazione o alla restituzione dei dati (clausola 11).

3. Natura e finalità del trattamento

Ricezione, registrazione, organizzazione, conservazione, visualizzazione da parte del team dell'Azienda, trasmissione (all'Azienda e ai sub-responsabili del trattamento di cui all'Allegato 2) e cancellazione dei dati necessari affinché l'Azienda possa ricevere e gestire le richieste dei propri clienti: raccolta nella chat, sulla pagina pubblica e su WhatsApp; estrazione automatica di informazioni da parte dell'assistente con IA; registrazione della richiesta nel pannello di controllo; avvisi all'Azienda; note, appuntamenti e promemoria per il team; preventivi; esportazione; cancellazione automatica e cancellazione su richiesta. I dettagli sono riportati nell'Allegato 1.

4. Categorie di dati e di interessati

Interessati: clienti e potenziali clienti dell'Azienda che la contattano tramite l'assistente, la pagina pubblica o WhatsApp; membri del team dell'Azienda che dispongono di un account del pannello. Dati: quelli elencati nell'Allegato 1. Ziqanova non richiede categorie particolari di dati personali (ad esempio dati relativi alla salute) e l'assistente chiede al cliente di non fornirli; se un cliente li scrive comunque, tali dati entrano a far parte della descrizione della richiesta e l'Azienda può cancellarli.

5. Istruzioni dell'Azienda

Ziqanova tratta i dati soltanto su istruzioni documentate dell'Azienda: il presente accordo, l'Accordo del Progetto Pilota, le impostazioni che l'Azienda sceglie nel pannello (ad esempio l'attivazione di WhatsApp o la cancellazione di una richiesta) ed eventuali successive istruzioni scritte ragionevoli. Qualora il diritto dell'Unione o di uno Stato membro le imponga di trattare i dati in modo diverso, Ziqanova ne informa preventivamente l'Azienda, salvo che la legge lo vieti, e avvisa l'Azienda qualora ritenga che un'istruzione violi il GDPR.

Ziqanova non utilizza i dati dei clienti dell'Azienda per finalità proprie, non li vende, non li utilizza a fini pubblicitari né per addestrare modelli di IA, e non contatta tali clienti di propria iniziativa.

6. Riservatezza

Solo il gestore di Ziqanova ha accesso ai dati di produzione, è vincolato da un obbligo di riservatezza e vi accede solo quando necessario (assistenza, correzione di malfunzionamenti, richieste dell'Azienda). Qualora in futuro altre persone dovessero avere accesso ai dati presso Ziqanova, quest'ultima le vincola per iscritto alla riservatezza.

7. Misure di sicurezza

Ziqanova applica le misure tecniche e organizzative di cui all'Allegato 3, adeguate al rischio: cifratura in transito e a riposo, accesso al database esclusivamente tramite il server, isolamento tra le aziende, limiti di utilizzo, log privi di dati personali e backup cifrati. Ziqanova può migliorarle, ma non le riduce senza informarne l'Azienda.

8. Sub-responsabili del trattamento

L'Azienda autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili del trattamento elencati nell'Allegato 2. Ziqanova stipula con ciascuno di essi un contratto che prevede obblighi in materia di protezione dei dati equivalenti a quelli del presente accordo e resta responsabile nei confronti dell'Azienda dell'adempimento dei loro obblighi.

Ziqanova informa l'Azienda via email 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile del trattamento. L'Azienda può opporsi per iscritto, per motivi ragionevoli, entro tale termine; se non si trova una soluzione, può recedere dall'Accordo del Progetto Pilota senza alcun costo e richiedere l'esportazione e la cancellazione dei propri dati.

9. Assistenza all'Azienda

Ziqanova assiste l'Azienda nel dare seguito alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione). Il pannello consente all'Azienda di visualizzare, correggere e cancellare i dati di un cliente in qualsiasi momento. Se un interessato contatta direttamente Ziqanova, Ziqanova inoltra la richiesta all'Azienda entro 5 giorni lavorativi e non risponde per conto di quest'ultima, salvo istruzioni in tal senso. Ziqanova fornisce inoltre all'Azienda, su richiesta, le informazioni di cui l'Azienda ha bisogno per adempiere ai propri obblighi in materia di sicurezza, notifica delle violazioni dei dati personali, valutazione d'impatto e consultazione preventiva (articoli da 32 a 36 del GDPR).

10. Violazioni dei dati personali

Ziqanova informa l'Azienda via email senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore dal momento in cui è venuta a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguardi i dati dell'Azienda, comunicando quanto le è noto in quel momento: natura della violazione, categorie e numero approssimativo di interessati e di registrazioni, probabili conseguenze, misure adottate e un punto di contatto. Ziqanova integra le informazioni man mano che le ottiene e collabora alla notifica all'autorità di controllo (CNPD o Autoriteit Persoonsgegevens) e alla comunicazione agli interessati, sulle quali la decisione spetta all'Azienda.

11. Restituzione e cancellazione

Durante la vigenza del presente accordo, l'Azienda può cancellare i dati dei clienti nel pannello e richiedere un'esportazione completa dei propri dati (richieste, note, appuntamenti, preventivi, foto, impostazioni) in un formato leggibile da dispositivo automatico, consegnata tramite un canale sicuro entro 15 giorni.

Alla cessazione dell'Accordo del Progetto Pilota, Ziqanova consegna tale esportazione se l'Azienda la richiede entro 30 giorni dalla cessazione, e cancella tutti i dati dell'Azienda, comprese le foto e le copie presso i sub-responsabili del trattamento ove possibile, entro 30 giorni dalla cessazione o dalla consegna dell'esportazione, se successiva. I backup cifrati vengono cancellati nell'ambito del normale ciclo di rotazione, al più tardi 30 giorni dopo, e non vengono mai utilizzati per ripristinare dati cancellati. Ziqanova conferma la cancellazione via email e conserva soltanto ciò che è tenuta a conservare per legge.

12. Attività di revisione

Ziqanova mette a disposizione dell'Azienda, su richiesta scritta ed entro 15 giorni lavorativi, le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto del presente accordo: descrizione delle misure, elenco dei sub-responsabili del trattamento, documentazione dei fornitori e risposte a domande ragionevoli.

L'Azienda, o un revisore indipendente da essa incaricato e vincolato da un obbligo di riservatezza, può effettuare un'ispezione in loco al massimo una volta all'anno, con un preavviso di 30 giorni, in orario d'ufficio, a spese dell'Azienda e senza accesso ai dati di altre aziende. Un'attività di revisione è inoltre accettata ogniqualvolta sia richiesta da un'autorità di controllo.

13. Trasferimenti internazionali

I dati sono conservati e trattati nell'Unione europea (Irlanda). Alcuni sub-responsabili del trattamento trattano dati negli Stati Uniti d'America, in particolare OpenAI e Anthropic (risposte dell'assistente ed estrazione di informazioni), sulla base del quadro UE-USA per la protezione dei dati personali (EU-US Data Privacy Framework) e/o delle clausole contrattuali tipo della Commissione europea. [Nota per il legale: per ciascun sub-responsabile del trattamento elencato nell'Allegato 2, confermare l'entità contraente, la certificazione nell'ambito del Data Privacy Framework e l'inclusione delle clausole contrattuali tipo nelle relative condizioni sul trattamento dei dati.] Ziqanova non trasferisce dati al di fuori dell'UE/SEE attraverso altre vie senza garanzie adeguate e senza informarne l'Azienda.

14. Responsabilità

Si applica la clausola sulla responsabilità dell'Accordo del Progetto Pilota (limite di 500 euro durante il progetto pilota gratuito). Tale limitazione non pregiudica la responsabilità di ciascuna Parte nei confronti degli interessati o delle autorità (articoli 82 e 83 del GDPR), né la responsabilità per dolo. L'Azienda risponde della liceità della raccolta e dell'informativa ai propri clienti; Ziqanova, del rispetto del presente accordo.

15. Legge applicabile

Si applicano la legge portoghese e la competenza dei tribunali di Lisbona, come previsto dall'Accordo del Progetto Pilota. [Nota per il legale: si veda la stessa nota relativa alle aziende stabilite nei Paesi Bassi (o in Italia).] In materia di dati personali, il presente accordo prevale sull'Accordo del Progetto Pilota.

Allegato 1 — Dettagli del trattamento

Finalità: ricevere e organizzare le richieste dei clienti dell'Azienda e aiutare l'Azienda a rispondervi (operazioni di cui alla clausola 3).
Interessati: clienti e potenziali clienti dell'Azienda; membri del team dell'Azienda.
Dati dei clienti: nome, telefono, email, indirizzo o CAP, descrizione del problema, foto (fino a 3 per conversazione, senza dati di localizzazione), messaggi della chat, fasce orarie preferite, urgenza, lingua, preventivi (nome, telefono, CAP, descrizione, importi). Un codice irreversibile derivato dall'indirizzo IP, per prevenire abusi, conservato per 2 giorni; l'indirizzo IP in sé non viene memorizzato. Quando la verifica anti-robot è attiva, il primo messaggio di ogni conversazione in chat passa attraverso una verifica di Cloudflare, che riceve l'indirizzo IP e dati tecnici del browser (Allegato 2), ma non i messaggi.
Dati dei membri del team: nome, email, telefono, password (in forma di hash), logo e dati fiscali dell'Azienda, impostazioni del pannello.
Dati inviati a OpenAI: i messaggi del cliente, le risposte precedenti dell'assistente e le impostazioni dell'assistente definite dall'Azienda; OpenAI non li utilizza per l'addestramento e non li conserva come cronologia (memorizzazione disattivata), ma può conservarli fino a 30 giorni nei propri log di monitoraggio degli abusi, o più a lungo ove la legge lo imponga. [Nota per il legale: confermare alla luce delle condizioni di OpenAI attualmente in vigore; la conservazione zero dei dati (zero data retention) richiede l'approvazione di OpenAI e non è stata richiesta.] Ziqanova non conserva la trascrizione completa, ma soltanto le informazioni estratte, l'ultima risposta e il contesto temporaneo.
Dati inviati ad Anthropic quando Ziqanova sceglie Claude per la chat dell'Azienda, al posto di OpenAI, o come riserva, per rispondere a un messaggio a cui OpenAI non è riuscita a rispondere: gli stessi; Anthropic non li utilizza per l'addestramento e li cancella entro 30 giorni, salvo che siano segnalati come contrari alla sua politica di utilizzo (in tal caso li conserva fino a 2 anni) o che la legge imponga di conservarli più a lungo. [Nota per il legale: confermare alla luce delle condizioni di Anthropic attualmente in vigore (Commercial Terms e Data Processing Addendum); la conservazione zero dei dati richiede l'approvazione di Anthropic e non è stata richiesta.]
Periodi di conservazione: contesto della conversazione, 24 ore; codice per la prevenzione degli abusi, 2 giorni; foto non associate a una richiesta, 2 giorni; richieste senza attività, 24 mesi, con cancellazione automatica; foto di una richiesta, fino alla cancellazione della richiesta; conversazioni su WhatsApp, 24 ore dopo l'ultimo messaggio; registrazioni degli avvisi su WhatsApp, da 7 a 90 giorni; messaggi inviati a Ziqanova tramite la pagina dei contatti, 12 mesi. L'Azienda può cancellare i dati di un cliente in qualsiasi momento nel pannello.
Ubicazione: database e file nell'Unione europea (Irlanda); applicazione nell'Unione europea (Dublino); trasferimenti come indicato nell'Allegato 2.

Allegato 2 — Sub-responsabili del trattamento

Supabase — database, autenticazione e file — dati nell'UE (Irlanda, eu-west-1); sede negli USA — sempre.
Vercel — hosting ed esecuzione dell'applicazione — funzioni nell'UE (Dublino), rete globale di distribuzione dei contenuti statici; sede negli USA — sempre.
OpenAI — risposte dell'assistente con IA ed estrazione di informazioni, tramite API, senza addestramento e con memorizzazione disattivata; log di monitoraggio degli abusi fino a 30 giorni — USA; quadro UE-USA per la protezione dei dati personali e/o clausole contrattuali tipo [da confermare a cura del legale] — ogni volta che viene utilizzata la chat; se Ziqanova ha scelto Claude per essa, solo per rispondere a un messaggio a cui Claude non è riuscito a rispondere.
Anthropic (Claude) — risposte dell'assistente con IA ed estrazione di informazioni, tramite API, senza addestramento, al posto di OpenAI per le aziende la cui chat Ziqanova affida a Claude, o come riserva, per rispondere a un messaggio a cui OpenAI non è riuscita a rispondere; dati cancellati entro 30 giorni (fino a 2 anni se segnalati come contrari alla politica di utilizzo di Anthropic) — USA; clausole contrattuali tipo (Data Processing Addendum di Anthropic, moduli 2 e 3) [da confermare a cura del legale] — solo quando Ziqanova sceglie Claude per la chat dell'Azienda, come fornitore principale o di riserva.
Resend — email all'Azienda con i dati delle richieste, promemoria, inviti e riepiloghi — invio dall'UE; sede negli USA; clausole contrattuali tipo [da confermare a cura del legale] — sempre.
Meta (WhatsApp Business Platform) — avvisi all'Azienda con nome, telefono e descrizione della richiesta del cliente, e conversazioni dei clienti su WhatsApp — Irlanda, con trattamento negli USA secondo le condizioni di Meta [da confermare a cura del legale] — solo quando l'Azienda attiva WhatsApp nel pannello.
Cloudflare (Turnstile) — verifica anti-robot sul primo messaggio di ogni conversazione in chat; riceve l'indirizzo IP del cliente e dati tecnici del browser, non i messaggi — sede negli USA; quadro UE-USA per la protezione dei dati personali e/o clausole contrattuali tipo [da confermare a cura del legale] — solo finché la verifica è attiva.
Paddle (Paddle.com Market Limited) — rivendita dei piani a pagamento come venditore registrato («merchant of record»): incassa, calcola l'IVA ed emette le fatture a proprio nome; dati dell'Azienda (in qualità di pagatore), non dei suoi clienti; la carta resta presso Paddle e Ziqanova non la vede mai — Regno Unito (decisione di adeguatezza dell'UE) [da confermare a cura del legale] — solo quando viene attivata la fatturazione, dopo il progetto pilota gratuito.
Google (Google Workspace) — casella di posta di Ziqanova per l'assistenza e le richieste in materia di privacy; solo ciò che l'Azienda o gli interessati inviano via email — UE e USA [da confermare a cura del legale] — quando vengono scambiate email di assistenza.

I servizi di monitoraggio e di hosting del codice sorgente non ricevono dati personali e pertanto non figurano in questo elenco.

Allegato 3 — Misure di sicurezza

Cifratura in transito (HTTPS, TLS 1.3, HSTS) e a riposo (database, file e backup cifrati dai fornitori).
Accesso ai dati di produzione limitato al gestore di Ziqanova, con credenziali personali.
Database chiuso verso l'esterno: tutte le tabelle con sicurezza a livello di riga (row-level security) e nessun permesso per i ruoli pubblici; solo il server vi accede, con la chiave di servizio; il browser non comunica mai direttamente con il database.
Isolamento tra le aziende: l'azienda è sempre ricavata dalla sessione verificata sul server; gli identificativi provenienti dal browser vengono rifiutati.
Account del pannello: registrazione solo su invito, conferma dell'indirizzo email, password da 12 a 128 caratteri con rifiuto delle password compromesse, secondo fattore di autenticazione facoltativo (TOTP).
Limiti di utilizzo che bloccano in caso di malfunzionamento (fail closed), per visitatore, per azienda e sull'intera piattaforma; dimensione limitata del corpo delle richieste HTTP; campi trappola (honeypot) nei moduli; una verifica anti-robot (Cloudflare Turnstile) sul primo messaggio della chat, quando attiva.
Foto ridimensionate nel browser con rimozione dei dati di localizzazione, formato verificato sul server, archiviazione privata, visibili solo ai membri dell'Azienda.
Log tecnici contenenti solo codici di errore, senza messaggi, recapiti o altri dati personali; segreti conservati solo lato server e assenti dagli ambienti di anteprima.
Chiamate a OpenAI con memorizzazione disattivata e ad Anthropic tramite la sua API di messaggi, che non conserva la cronologia delle conversazioni; output del modello convalidato sul server prima di essere memorizzato.
Backup giornalieri cifrati, con test periodici di ripristino; cancellazione automatica allo scadere dei periodi di conservazione (Allegato 1).
Incidenti: allarmi operativi, analisi, correzione e comunicazione all'Azienda ai sensi della clausola 10.